🌐 Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ PHC

Chính sách Chống tham nhũng & Đạo đức kinh doanh

Chính sách Chống tham nhũng & Đạo đức kinh doanh

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ PHC

CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG & ĐẠO ĐỨC KINH DOANH

Số chính sách: PHC-COM-001
Phiên bản: 1.0
Ngày hiệu lực: 24/06/2024
Phạm vi áp dụng: PHC Solutions và toàn bộ nhân viên, cán bộ quản lý, lãnh đạo, người đại diện, nhà thầu, tư vấn, đại lý và đối tác kinh doanh hành động thay mặt PHC Solutions.

1. MỤC ĐÍCH

PHC Solutions cam kết thực hiện hoạt động kinh doanh với tính chính trực, minh bạch, công bằng và tuân thủ tất cả các quy định pháp luật hiện hành.

Chính sách Chống tham nhũng & Đạo đức kinh doanh này quy định các nguyên tắc và tiêu chuẩn tối thiểu mà PHC Solutions và các cá nhân hành động thay mặt PHC Solutions phải tuân thủ liên quan đến chống tham nhũng, hối lộ, đạo đức kinh doanh, quà tặng và tiếp khách, hoa hồng, xung đột lợi ích và giao dịch với khách hàng và Cơ quan/Quan chức Nhà nước.

PHC Solutions áp dụng nguyên tắc không khoan nhượng đối với hành vi hối lộ, tham nhũng, kickback, thanh toán không phù hợp, gian lận hoặc các hành vi kinh doanh phi đạo đức khác.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Chính sách này áp dụng đối với:

  • Chủ sở hữu và người quản lý của PHC Solutions;

  • Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao;

  • Toàn bộ nhân viên và người lao động;

  • Nhân viên kinh doanh và phát triển kinh doanh;

  • Nhà thầu, tư vấn và đại lý;

  • Reseller, đại diện và các bên thứ ba hành động thay mặt PHC Solutions; và

  • Bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác đại diện hoặc hành động thay mặt PHC Solutions.

Tất cả các đối tượng thuộc phạm vi áp dụng có trách nhiệm hiểu và tuân thủ Chính sách này cũng như các quy định pháp luật về chống tham nhũng và chống hối lộ có liên quan.

3. TUÂN THỦ PHÁP LUẬT CHỐNG THAM NHŨNG

PHC Solutions nghiêm cấm mọi hình thức hối lộ hoặc tham nhũng, dù trực tiếp hay gián tiếp.

Không nhân viên, đại diện, đại lý, tư vấn, đối tác kinh doanh hoặc bên thứ ba nào hành động thay mặt PHC Solutions được phép đề nghị, hứa hẹn, phê duyệt, cung cấp, yêu cầu hoặc nhận tiền hay bất kỳ lợi ích có giá trị nào nhằm:

  • Có được hoặc duy trì hoạt động kinh doanh;

  • Tác động không phù hợp đến quyết định kinh doanh;

  • Có được lợi thế kinh doanh không chính đáng;

  • Tác động đến Quan chức Nhà nước;

  • Không phù hợp để có được hợp đồng, giấy phép hoặc phê duyệt; hoặc

  • Thưởng cho một hành động hoặc quyết định không phù hợp.

PHC Solutions yêu cầu tuân thủ các quy định pháp luật chống tham nhũng có liên quan, bao gồm, khi áp dụng đối với hoạt động kinh doanh của công ty, U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), UK Bribery Act và các quy định pháp luật chống hối lộ, chống tham nhũng hiện hành khác.

4. NGHIÊM CẤM HỐI LỘ VÀ KICKBACK

PHC Solutions nghiêm cấm:

  • Hối lộ bằng tiền mặt hoặc các khoản thanh toán không phù hợp;

  • Khoản chi trả lại (kickback) hoặc hoa hồng bí mật;

  • Thanh toán thông qua trung gian nhằm phục vụ mục đích không phù hợp;

  • Thanh toán cá nhân nhằm tác động đến quyết định kinh doanh;

  • Thanh toán nhằm đạt được sự ưu đãi không chính đáng;

  • Lợi ích được che giấu hoặc không công khai; và

  • Bất kỳ thỏa thuận nào trong đó một cá nhân nhận lợi ích cá nhân để đổi lấy việc tác động đến quyết định kinh doanh.

Nhân viên không được sử dụng tiền cá nhân hoặc tiền của bên thứ ba để né tránh hoặc circumvent Chính sách này.

5. CƠ QUAN VÀ QUAN CHỨC NHÀ NƯỚC

PHC Solutions nhận thức rằng giao dịch với Cơ quan hoặc Quan chức Nhà nước có thể phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý và compliance nghiêm ngặt hơn.

Nhân viên và đại diện của PHC Solutions phải đặc biệt thận trọng khi làm việc với:

  • Quan chức Nhà nước;

  • Nhân viên cơ quan Nhà nước;

  • Cơ quan Nhà nước;

  • Doanh nghiệp Nhà nước hoặc doanh nghiệp do Nhà nước kiểm soát;

  • Các tổ chức công; và

  • Đảng phái hoặc ứng viên chính trị, khi có liên quan.

Không được cung cấp tiền, quà tặng, chi phí tiếp khách, du lịch, giải trí hoặc bất kỳ lợi ích có giá trị nào cho Quan chức Nhà nước nhằm tác động không phù hợp đến hành động công vụ hoặc đạt được lợi thế kinh doanh không chính đáng.

Bất kỳ yêu cầu hoặc khoản thanh toán nào có dấu hiệu không phù hợp liên quan đến Quan chức Nhà nước phải được báo cáo cho Ban lãnh đạo PHC Solutions trước khi thực hiện.

6. QUÀ TẶNG, ĂN UỐNG VÀ TIẾP KHÁCH

Quà tặng, ăn uống và tiếp khách trong hoạt động kinh doanh chỉ được cung cấp hoặc nhận khi:

  • Có mục đích kinh doanh hợp pháp;

  • Có giá trị hợp lý và tương xứng;

  • Không quá mức hoặc diễn ra thường xuyên;

  • Không vi phạm pháp luật hiện hành;

  • Minh bạch và được ghi nhận đầy đủ;

  • Không nhằm tác động không phù hợp đến quyết định kinh doanh; và

  • Không tạo ra kỳ vọng về việc nhận được lợi ích kinh doanh không chính đáng.

Không được cung cấp hoặc nhận tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền mặt dưới hình thức quà tặng kinh doanh.

Phải đặc biệt thận trọng khi quà tặng, ăn uống hoặc tiếp khách liên quan đến Quan chức Nhà nước, nhân viên khu vực công hoặc các bên đang tham gia đấu thầu, mua sắm hoặc quá trình ra quyết định quản lý.

7. HOA HỒNG, THƯỞNG KINH DOANH VÀ THANH TOÁN CHO BÊN THỨ BA

PHC Solutions có thể thanh toán hoa hồng hoặc khoản thưởng kinh doanh hợp pháp cho các dịch vụ thực tế, có hồ sơ chứng minh và có giá trị thương mại hợp lý.

Tất cả hoa hồng và khoản thanh toán cho đại lý, đại diện, tư vấn, reseller hoặc bên thứ ba phải:

  • Có thỏa thuận bằng văn bản khi phù hợp;

  • Tương ứng với dịch vụ kinh doanh thực tế;

  • Có giá trị thương mại hợp lý;

  • Được phê duyệt phù hợp;

  • Được ghi nhận chính xác trong sổ sách và hồ sơ kế toán của PHC Solutions; và

  • Được thanh toán thông qua phương thức thanh toán phù hợp và có thể truy xuất.

PHC Solutions nghiêm cấm các khoản hoa hồng hoặc thanh toán được sử dụng nhằm mục đích hối lộ, kickback hoặc cung cấp lợi ích không phù hợp.

Không được thanh toán cho bên thứ ba hoặc tài khoản không được công bố nếu không có lý do kinh doanh hợp lý và phê duyệt phù hợp.

8. SỔ SÁCH, HỒ SƠ VÀ MINH BẠCH TÀI CHÍNH

PHC Solutions yêu cầu hồ sơ kinh doanh và tài chính phải chính xác, đầy đủ và minh bạch.

Nhân viên không được:

  • Tạo hồ sơ sai lệch hoặc gây hiểu nhầm;

  • Che giấu khoản thanh toán hoặc giao dịch;

  • Sử dụng tài khoản hoặc quỹ không được công bố;

  • Ghi sai bản chất của chi phí;

  • Tạo hóa đơn hoặc chứng từ giả; hoặc

  • Ghi nhận khoản thanh toán không phù hợp như một chi phí kinh doanh hợp pháp.

Tất cả chi phí kinh doanh, hoa hồng, quà tặng và chi phí tiếp khách phải được ghi nhận chính xác và có chứng từ phù hợp.

9. XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Nhân viên và đại diện phải tránh các tình huống mà lợi ích cá nhân xung đột hoặc có vẻ xung đột với lợi ích kinh doanh của PHC Solutions.

Bất kỳ xung đột lợi ích thực tế, tiềm ẩn hoặc có khả năng được nhìn nhận là xung đột lợi ích phải được thông báo cho Ban lãnh đạo PHC Solutions để xem xét phù hợp.

10. ĐỐI TÁC KINH DOANH VÀ BÊN THỨ BA

PHC Solutions yêu cầu các đối tác kinh doanh, đại lý, tư vấn, nhà thầu, reseller và đại diện thực hiện hoạt động kinh doanh một cách có đạo đức và tuân thủ pháp luật hiện hành.

Khi phù hợp, PHC Solutions có thể thực hiện thẩm tra hợp lý trước khi hợp tác với các bên thứ ba có rủi ro compliance đáng kể.

Bên thứ ba hành động thay mặt PHC Solutions không được thực hiện hành vi mà nếu nhân viên PHC Solutions trực tiếp thực hiện thì sẽ vi phạm Chính sách này.

11. BÁO CÁO VI PHẠM

Bất kỳ nhân viên, đối tác kinh doanh hoặc bên thứ ba nào biết hoặc nghi ngờ có hành vi hối lộ, tham nhũng, gian lận, kickback hoặc vi phạm Chính sách này phải báo cáo kịp thời cho Ban lãnh đạo PHC Solutions.

Các báo cáo sẽ được xem xét phù hợp và xử lý theo quy định pháp luật hiện hành và quy trình của công ty.

PHC Solutions nghiêm cấm mọi hành vi trả đũa đối với người đưa ra vấn đề compliance một cách thiện chí.

12. TRÁCH NHIỆM

Ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo PHC Solutions chịu trách nhiệm xây dựng văn hóa kinh doanh có đạo đức, triển khai Chính sách này và thực hiện các biện pháp phù hợp khi phát hiện vi phạm.

Nhân viên

Nhân viên có trách nhiệm hiểu và tuân thủ Chính sách này và phải tìm kiếm hướng dẫn khi không chắc chắn về một vấn đề compliance.

Đối tác kinh doanh

Các đối tác kinh doanh và bên thứ ba hành động thay mặt PHC Solutions được yêu cầu tuân thủ Chính sách này và các quy định pháp luật chống tham nhũng hiện hành.

13. VI PHẠM VÀ XỬ LÝ KỶ LUẬT

Vi phạm Chính sách này có thể dẫn đến các biện pháp xử lý kỷ luật hoặc xử lý theo hợp đồng phù hợp, bao gồm cả chấm dứt quan hệ lao động hoặc quan hệ kinh doanh, tùy thuộc vào quy định pháp luật hiện hành.

Các hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật có thể được báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu hoặc khi phù hợp.

14. ĐÀO TẠO VÀ NHẬN THỨC

PHC Solutions có thể tổ chức hướng dẫn và đào tạo compliance phù hợp cho nhân viên và các đối tác kinh doanh có liên quan dựa trên tính chất và mức độ rủi ro của hoạt động.

Nhân viên tham gia bán hàng, mua sắm, quản lý, hoạt động liên quan đến cơ quan Nhà nước hoặc quản lý bên thứ ba có thể được yêu cầu tham gia các chương trình hướng dẫn compliance bổ sung khi phù hợp.

15. RÀ SOÁT CHÍNH SÁCH

Chính sách này sẽ được rà soát định kỳ và có thể được cập nhật để phản ánh những thay đổi của pháp luật, quy định, hoạt động kinh doanh và yêu cầu compliance.

Phiên bản mới nhất được phê duyệt của Chính sách sẽ được công bố thông qua các kênh thông tin chính thức của PHC Solutions.

16. CAM KẾT CỦA BAN LÃNH ĐẠO

PHC Solutions cam kết thực hiện hoạt động kinh doanh trung thực, có đạo đức và minh bạch.

Chúng tôi yêu cầu tất cả cá nhân và tổ chức hành động thay mặt PHC Solutions tuân thủ các nguyên tắc này và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên tính chính trực, công bằng và tuân thủ pháp luật.

PHC Solutions không chấp nhận bất kỳ hình thức hối lộ hoặc tham nhũng nào.

Phê duyệt bởi: Ban lãnh đạo PHC Solutions